【股东会召开程序】股东会召集程序瑕疵的影响—公司决议效力诉讼的实务思考

2020-05-05 - 股东会

廖明涛 合伙人 杨洁 合伙人 牛青波 律师 汇业律师事务所

上海某公司的一份股东会决议,被异议股东先后提起了决议撤销之诉、决议不成立之诉,诉讼过程耗时近二年,最终法院判决驳回了异议股东的诉请。

股东会召开程序

2017年9月1日起施行的《最高人民法院关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定(四)》,完善了公司决议效力瑕疵诉讼的法律适用规则,确立了决议不成立之诉、决议撤销之诉和决议无效之诉的“三分法”格局。笔者结合上述案例,谈谈对公司决议效力瑕疵诉讼中召集程序瑕疵对股东会决议效力的影响和相关裁判标准的理解,及对公司治理中股东会实务管理的启发。

股东会召开程序

一、案例描述

A公司持有B公司80%股权, B公司的股东还包括若干自然人小股东。B公司董事会除董事长外其余董事均为该公司自然人股东,B公司的经营管理实际为部分自然人股东控制,各自然人股东相当于一致行动人,共同抵制A公司介入B公司经营管理。

A公司书面通知B公司提议召开临时股东会会议,在未获得B公司董事会响应且监事拒绝履行召集职能的情况下,A公司向所有股东寄送了股东会会议通知,并在自然人股东均未如期参会的情况下召开了股东会,形成了更换B公司董事的股东会决议。股东会决议以邮寄方式发送给各股东。

会议召开4个月后,自然人股东C(对B公司持股0.5%)以B公司为被告向法院提起公司决议撤销之诉,以B公司在其不知晓的情况下召开股东会并形成股东会决议为由,主张股东会会议召集程序违法应予以撤销。A公司以第三人身份加入诉讼。

在一审法院判决支持股东C诉讼请求的情况下,A公司提起了上诉,在二审中股东C撤回了一审的起诉,随即又以B公司为被告,以股东会决议程序存在重大瑕疵为由向法院提起公司决议不成立之诉,经历二审最终法院判决驳回股东C的诉讼请求。

二、召集程序瑕疵的法律后果

股东C在本案中提出了两点股东会召集程序的瑕疵,一是股东会未由董事会召集,二是股东C未收到股东会通知及股东会决议。 结合上述案例,笔者对召集程序瑕疵的法律后果进行如下探讨:

1、召集程序的瑕疵是否会产生股东会决议被撤销的法律后果

根据公司法第四十条的规定,有限责任公司代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持股东会会议,但前提是董事会(不设董事会的为执行董事)和监事会(不设监事会的为监事)均不履行或不能履行召集职责。在本案中,法官对A公司自行召集股东会是否履行了事先向董事会及监事提议召开的前置程序进行了事实查明,A公司曾向B公司发送提议召开股东会的通知,但B公司未予理睬。

对于此事项,决议撤销之诉与决议不成立之诉的一审法官在各自的判决书中作出了相反的认定,决议撤销之诉中法官认为A公司的自行召集行为严重违反了公司法和公司章程规定的召集程序并据此做出了撤销股东会决议的一审判决,而决议不成立之诉中一审法官认为并未违反公司法和公司章程的规定。

可见,在法律未对董事会(执行董事)及监事(会)“不履行或不能履行”召集职责做进一步界定的情况下,法官在审查股东自行召集股东会的前置程序是否违反法律时具有自由裁量空间。

股东C提起决议撤销之诉的另一理由为A公司未向其送达股东会会议通知及股东会决议。经法院查明,A公司曾向股东C寄送股东会会议通知及股东会决议,并进行了文件寄送行为证据保全公证,但因股东C并未在A公司留存联系方式,A公司根据B公司工商登记时留存的股东身份证件地址寄送相关文件,而该地址为股东C过期身份证上的地址,最终未能实际送达股东C。

根据公司法第二十二条的规定,股东会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程的,股东可以自决议作出之日起六十日内,请求人民法院撤销。《公司法》司法解释(四)第四条的规定,股东请求撤销股东会决议,但会议召集程序或者表决方式仅有轻微瑕疵,且对决议未产生实质影响的,人民法院不予支持。

《公司法》司法解释(四)明确排除了“轻微瑕疵”作为可撤销的事由,但“轻微瑕疵”的认定仍然依据法官的自由裁量。在本案的决议撤销之诉中,A公司认为前述召集程序瑕疵仅为轻微瑕疵,对决议未产生实质影响,即使没有前述情况,决议仍然不会发生变化,一审法官并未采信。

鉴于该案一审判决时《公司法》司法解释(四)仅实施未足一个月,为更好地理解法官对于“轻微瑕疵”的裁判口径,笔者查阅了中国裁判文书网公布的2018年全国涉及“轻微瑕疵”的公司决议纠纷判决书(包括一审及二审),共计37份。

在这些判决中,召集程序的瑕疵主要体现为提议召开会议的程序、会议召集的主体、会议通知的时间及方式等不符合法律或公司章程的规定。

同一事项的召集程序瑕疵法官会因为程度和场景的不同作出相反的认定,尚未形成“轻微瑕疵”认定的裁判标准,但在江苏及上海的数个案例中,法官认为应以该程序瑕疵是否会导致各股东无法公平地参与多数意思的形成以及获取对此所需的信息为“轻微瑕疵”的判定标准,另有案件中法官认为应权衡考虑维护小股东的程序权利和撤销公司决议的成本以及公司决议被否定可能给公司经营稳定性带来的冲击等方面,对公司决议是否符合“轻微瑕疵”作出综合判断。

2、召集程序的瑕疵是否会产生股东会决议不成立的法律后果

根据《公司法》司法解释(四)第五条的规定,股东会决议不成立的情形包括公司未召开会议、会议未对决议事项进行表决,出席会议的人数或股东所持表决权不符合公司法或公司章程规定、会议表决结果未达到公司法或公司章程规定的通过比例以及导致决议不成立的其他情形。

可见,只有股东会决议欠缺成立要件时,才构成决议不成立。在本案中,法官认为股东C提出的股东会召集主体问题属于决议撤销之诉的审查范围,而向股东C寄送股东会通知的瑕疵只有在足以使决议被认定为不存在或未能形成有效决议的标准时才构成决议不成立。

综上所述,召集程序瑕疵可能导致股东会决议被撤销,但通常不构成股东会决议不成立的事由。召集程序的轻微瑕疵且对决议未产生实质影响的并不构成可撤销事由。关于“轻微瑕疵”的认定,虽未有明确的裁判标准,但审判实践中存在以该程序瑕疵是否会导致各股东无法公平地参与多数意思的形成以及获取对此所需的信息为“轻微瑕疵”的判定标准,并应综合考虑维护小股东的程序权利和撤销公司决议的成本以及公司决议被否定可能给公司经营稳定性带来的冲击之间的平衡。

三、实务启发

股东(大)会是公司的最高权力机构,股东(大)会决议是该权力机构形成的内部协议,一旦形成则上升为公司的意志,通常决定的事项为公司的重要或重大事项。在实务中,公司股权及实际控制权之争通常体现为股东会决议无法有效形成。笔者结合公司治理的实务和对本案例的经验总结,在此针对股东会召集程序的注意事项提示如下:

1、决议的形成方式

《公司法》第三十七条第二款规定股东会对事项进行决定可以采取书面一致同意的形式,通常公司会在公司章程中规定必须召开会议进行表决的事项。如公司对必须召开会议进行表决的事项直接采取书面签署股东会决议的形式,将导致股东会决议不成立的法律后果。因此,确定决议的形成方式是首先需要考虑的事项。

2、会议召集主体

公司法明确规定了股东(大)会的召集主体,履行召集职责的主体有先后顺序。针对有限责任公司,依次为董事会(执行董事)、监事(会)、代表十分之一以上表决权的股东。针对股份有限公司,依次为董事会、监事会、连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东。

在前序主体不能履行或不履行召集职责时才可由后序主体履行。因此,股东提议召开股东(大)会会议时应向适格的会议召集主体提出,如自行召集需留意保存已向前序主体提议召开会议且前序主体不能履行或不履行召集职责的证据。

3、会议通知

会议通知是落实会议召集程序的重要文件,会议通知的内容和递送均可能影响会议决议的效力。

1)会议议题:会议通知中时间、地点等内容通常不会被遗漏,准备会议通知时应特别注意会议议题的准确性和完整性。实践中存在股东因股东会审议表决会议通知中未提及的事项而主张撤销股东会决议的情况,会议通知遗漏议题可能影响股东作出是否参会的决定,导致股东无法公平地参与多数意思的形成以及获取对此所需的信息。

因此,在会议通知中完整、准确的列明会议议题至关重要,股东只有在事先充分知晓了需要审议的事项才能在会议中充分表达其意志。

2)代理参会委托手续:公司法及公司章程对出席会议的人数或者股东所持表决权、通过决议的表决权比例均有规定,如不符合相关规定可能导致决议不成立。实践中,股东委托代理人出席会议的情况非常普遍,因代理人权限瑕疵导致无法形成有效股东会决议的情况并不鲜见。因此,会议通知中对委托代理人参会的委托手续进行明确,如提供委托书模板、说明委托手续所需文件等更有利于落实代理人参会的权限。

3)通知落款:如前所述会议召集主体的重要性,会议通知中的落款应为会议召集主体。

1)通知时间:公司法对会议通知的时间有明确规定,公司章程中也可对通知时间进行特别规定。提前通知召开股东会的目的是使股东能够了解即将召开的股东会议题内容及有适当的时间对会议作出准备,违反法定或公司章程规定的时间递送会议通知,根据程度的不同可能影响股东(大)会决议的效力。

公司法并未明确提前通知的时间是以发送通知之日还是收到通知之日起算,鉴于股东只有收到通知才可知晓会议事宜,实务中建议以预估收到之日安排发送会议通知的时间。

2)通知方式

为保证会议通知的有效送达,公司应保留完整的股东联系信息,至少包括经股东确认的联系地址、电子邮件、电话号码,可在股东名册等内部文件中予以明确记载。以EMS形式送达的应保留寄送单据原件和送达回执信息,以电子邮件形式送达则建议进行自动发送回执设置,以便于保留送达证据。会议通知发送后应跟进送达进度,以便未送达时及时采取补救措施。

总结以上股东(大)会召集程序注意事项的基础上,笔者亦特别提醒公司重视会议召集过程的书面留痕和重要证据的保全,在公司的股东关系不顺畅时更应尤为注意,以便在解决股东(大)会无法顺利召开或公司决议无法有效形成的争议中获得主动,保障公司的有效治理和运行。

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